E-Arşiv

E-Arşiv

e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür.

e-Arşiv Nedir?
sorusuna yanıt aradığınızda Gelir İdaresi başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenen faturaların elektronik ortama taşınması, muhafaza edilmesi ve elektronik ortamda raporlanmasını kapsadığını göreceksiniz. e-Arşiv Fatura sistemi ile hazırlanmış faturaların, alıcının ve göndericinin arasında güvenli bir şekilde ulaşması için geliştirilmiş bir sistemdir. Vergi Usul Kanunu VUK 509 hükümlerine göre, e-Arşiv kullanıcısı olabilmek için e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu vardır. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-Arşiv Fatura gönderebilirsiniz .e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında ise, elektronik ortamda oluşturulan fatura alıcısına kağıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli aslını oluşturur ve düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. GİB’den e-Arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda muhafaza etmektedirler.

e-Arşiv Uygulaması
Birçok avantajı bulunan sistemin basım, gönderim ve arşiv maliyeti yoktur. Ayrıca fatura gönderimi ile ibrazı kolay ve hızlı tamamlanır. Fatura oluşturulduktan hemen sonra müşteriye iletilir. Ayrıca otomatik veri kaydı ile hata ihtimalini en aza indirgemesi e-Arşiv Fatura avantajları arasında yer almaktadır. Faturaların kaybolma olasılığı engellenerek kolay erişim imkanı sağlanmaktadır. Alınan ve iletilen faturalar elektronik ortamda korunur.

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?
e-Arşiv Nedir? ve neden kullanılmalıdır sorusuna yanıt olarak, e-Arşiv sistemi ve e-Fatura sisteminin sağlamış olduğu artı değerlere bakabilirsiniz. e-Arşiv sisteminde, 7 iş günü otomatik ters kayıt ve onay bildirimi gibi akıllı algoritma hizmetleri sunulmaktadır. Günümüzde e-Arşiv sisteminden sadece e-Fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılar faydalanabilir. Sisteme geçiş yapmak e-Fatura kullanıcılarına büyük avantajlar sağlamaktadır. e-Arşiv uygulamasına hizmet sağlayan entegratörler sayesinde, perakende sektörü başta olmak üzere çok sayıda fatura gönderimi yapan firmalar zaman, iş gücü,dağıtım ve arşivlemede tasarruf sağlamaktadırlar. Ayrıca bu uygulamayı kendi bilgi ve işlem sistemi üzerinden veya özel entegre sistemi üzerinden olmak üzere iki ayrı yöntem ile kullanabilirsiniz.

e-Arşiv Uygulaması Kapsamı
e-Arşiv Uygulamasından yararlanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen esaslara göre başvuru yapılması gerekmektedir.

Yayınlanan son Tebliğ kapsamında, e-Arşiv Uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler;

Vergi Usul Kanunu (VUK 509) Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan Tebliğe göre, e-Fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
VUK 509 Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine, e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar. Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Fatura’nın ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.
Vergi mükellefi olmayanlara ise, e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunlu olmaktadırlar.

Başkanlık, gerek görmesi ve önceden haber vermesi halinde, bu madde hükmünün uygulamasında sektör ve mükellef grupları itibariyle özel izin verebilir, e-Arşiv Fatura formatında ve faturanın alıcısına teslim yöntemlerinde değişikliğe gidebilir.